Los Desafíos del Director de Proyectos:

1.  Introducción

 

Este ensayo es parte de las actividades del curso Planificación de los Recursos Humanos en el Proyecto de la Maestría en Administración de Proyectos y pretende comentar acerca de los Desafíos del Director de Proyectos en la Selección de Personal” uno de los procesos más importantes en la organización del proyecto, dado que finalmente son las personas contratadas las que estarán a cargo de ejecutar cada una de las actividades que harán posible los objetivos del proyecto.

La selección del personal es el proceso que se realiza con el objetivo de reunir las personas que tengan las competencias necesarias para ocupar un determinado puesto en la organización y para desarrollar el proyecto asignado.

Sin duda alguna la definición del perfil de los integrantes, de acuerdo con los requisitos previamente establecidos para cada actividad a realizar en el proyecto, es el primer paso para luego continuar con la selección de las personas que logran satisfacer esos requisitos.

 

El Modelo de gestión por competencias puede facilitar el proceso de reclutamiento, de manera que se identifiquen los puestos por las competencias o habilidades requeridas y que se asocian a la organización más que a las personas.

 

2.  Desarrollo

 

El director de Proyectos debe desarrollar competencia tanto en la identificación, selección, reclutamiento y gestión del equipo de trabajo, debiendo conocer  no solo su ámbito profesional sino también la organización en la que se desarrolla el proyecto, temas de administración, finanzas y planificación.

 

Dentro de las competencias más necesarias del Director de Proyectos destacan:

 

§  Liderazgo

§  Comunicación efectiva

§  Trabajo en equipo

§  Negociación

§  Desarrollo Personal y del Equipo de Proyecto,  con un grado de inteligencia emocional, empatía, confianza, y motivación hacia los demás.

 

El PMBOK es claro en indicar que el Director de Proyecto “Requiere de flexibilidad, buen juicio, fuerte liderazgo y habilidades para la negociación, así como de un conocimiento sólido de las prácticas de dirección de proyectos”, y debe “ser capaz de comprender los detalles del proyecto pero debe dirigirlo desde una perspectiva global”.

 

El actor principal en un proyecto suele ser precisamente el que lo ejecuta, es decir:  El equipo de proyecto.  Cómo adquirirlo y además desarrollarlo a lo largo del proyecto son el principal reto del Director de Proyecto y de ello depende el éxito del proyecto.

Adquirir el equipo de proyecto requiere tomar en cuenta no solo los factores ambientales de la organización, sino también el nivel de competencias disponibles y cómo se gestionarán esos recursos para el proyecto.

Para facilitar el proceso de selección es necesario tomar en cuenta los siguientes elementos:

Análisis del Puesto:

Este análisis permite conocer con mayor detalle el perfil de la persona que podrá ocuparlo.  Una vez hecho el análisis se pueden identificar más fácilmente las actividades del puesto, el comportamiento esperado en el desempeño de las actividades, cuáles son las herramientas necesarias para ejecutar la actividad, cómo voy a evaluar el desempeño en el desarrollo de las actividades y  cuáles serán las competencias necesarias para ejecutarlas y en qué grado de desarrollo se requieren.

Descripción del puesto: 

La descripción del puesto proporciona con mayor detalle la información relacionada con las tareas a ejecutar y el nivel de responsabilidad  asociado a cada una de ellas.  Así mismo se debe consignar en la descripción del puesto cuál es la autoridad superior del puesto, los criterios de desempeño del puesto, cómo se relaciona con otros puestos en la organización, es decir de quién depende, a quién supervisa y cuáles son sus pares en la organización.  Adicionalmente es necesario establecer las condiciones  de trabajo y ambiente en el que se van a desarrollar las actividades.

El director de Proyecto debe ser claro en definir las responsabilidades que le competen exclusivamente a un puesto en particular, definiendo con claridad el alcance y la naturaleza del trabajo y para quién debe desarrollar el trabajo, estableciendo claramente las relaciones del puesto.  El tipo de trabajo a desarrollar, la complejidad y las capacidades o competencias asociadas, así como el nivel de compromiso requerido son fundamentales para describir el puesto de trabajo.  Los miembros del equipo deben comprender cuál es el trabajo por hacer al leer la información descriptiva del puesto.

Reclutamiento:

Reclutamiento es el proceso de atraer las personas con los atributos adecuados en forma oportuna y a la vez estimularlos para que soliciten empleo en nuestra organización. Es el medio utilizado para obtener candidatos acordes con el perfil requerido por la organización y el tipo de puesto a desempeñar.

 

El reclutamiento puede ser interno o externo, dependiendo de si los posibles candidatos surgen dentro de la misma organización o ajenos a ésta. Los procesos de reclutamiento interno tienden a promover la competencia entre los empleados, lo cual fortalece y optimiza el desempeño que ejercen desde sus puestos de trabajo.  De igual manera, los candidatos a lo interno de la organización ya tienen un mayor conocimiento de la misma, su misión, visión, objetivos, metas y estrategias.

Selección:

Una vez que se logra un grupo de candidatos, personas que estarán en condición de reunir las condiciones indispensables y competencias para el puesto, se procede a seleccionar  la persona más adecuada.  Como herramientas para la selección están las siguientes:

§  Entrevistas.

§  Pruebas de idoneidad:  Pruebas psicológicas, pruebas de trabajo, test de aptitudes, etc.

§  Pruebas o exámenes médicos.

§  Estudio socioeconómico del candidato.

Una vez concluido el proceso se logra tener el o los candidatos que se incorporarán al proyecto.

Es importante señalar que el desafío del Director de Proyecto no culmina con la selección y adquisición del personal, sino que también requiere desarrollar el equipo, analizar las competencias dominantes de la organización, y desarrollar los planes de capacitación y el plan de carrera para los miembros del equipo de proyecto.  Un plan de mejora del equipo, acompañado de una comunicación clara y una participación equilibrada de los integrantes bajo reglas establecidas, permitirán desarrollar en cada uno de sus miembros la competencia de espíritu de equipo.

3.  Conclusiones

La labor de seleccionar el recurso humano para integrar el equipo de proyecto no es algo que se pueda tomar a la ligera, dado que es precisamente el equipo de proyecto parte fundamental en el logro de los objetivos para los que se puso en marcha el proyecto.

El personal que se incorpore, debe contar con las competencias adecuadas para desempeñar el puesto, una buena definición del puesto y el perfil deseado son factores clave para el proceso de selección del personal.

El método de perfil del puesto por competencias me permite definir más claramente, cuáles son las competencias dominantes dentro de la organización, estableciendo para estas competencias distintos niveles mínimos y máximos. Las competencias se ven reflejadas con datos objetivos y que se refieren a la parte profesional y también conductual de las personas.

Es necesario realizar un análisis de posibilidades de encontrar el o los candidatos con el perfil requerido, y realizar un balance y equilibrio entre los requerimientos y posibilidades en el mercado.

El Director de proyectos debe enfocarse en la adquisición del personal que brinde mayores beneficios al proyecto y a la organización, alejándose de los factores de índole personal.

 

4.       Bibliografía

 

Project Management Institute (2008). PMBOK Guide: A guide to the Project Management Body of Knowledge (4ta edición). Estados Unidos de Norteamérica: autor.

Pablo Lledó. (2009). Director Profesional de Proyectos:  Cómo aprobar el PMP sin morir en el intento.  2da Edición. Victoria,  BC, Canadá.