Comparación Capítulo 9 del PMBOK y Capítulo 9 Director de Proyectos de Pablo Lledó

1.  Introducción

El presente análisis corresponde al curso Planificación de los Recursos Humanos en el Proyecto de la Maestría en Administración de Proyectos y consiste en una comparación entre el Capítulo 9 del PMBOK y el Capítulo 9 del Libro Director de Proyectos de Pablo Lledó.  Ambos capítulos se dedican precisamente a la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto.

El recurso humano de un proyecto es el grupo de personas que finalmente ejecuta cada actividad determinada para alcanzar los objetivos por los cuales se ejecuta el proyecto.  Para la Gestión de los Recursos Humanos se identifican claramente cuatro procesos principales:

1.      Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.

2.      Adquirir el equipo de proyecto.

3.      Desarrollar el equipo de proyecto.

4.      Dirigir el equipo de proyecto.

En el análisis de ambos textos están inmersos estos cuatro procesos con las entradas o documentos que apoyan el inicio del proceso, las herramientas para ejecutarlo y las salidas o productos de cada uno de estos procesos.  El objetivo de este análisis es resaltar las similitudes y diferencias entre ambos textos que apoyan al Director de Proyecto en la gestión de los recursos humanos.

2.  Desarrollo

2.1    Proceso Desarrollar el Plan de Recursos Humanos:

 

Este proceso permite identificar los roles de las personas en el proyecto, sus responsabilidades, las habilidades requeridas para ejecutar las actividades contempladas en el proyecto.  Ambos textos  coinciden en que las para desarrollar el Plan de Recursos Humanos se requiere conocer:

• Requisitos para desarrollar las actividades
• Los factores ambientales de la organización
•  Activos de los procesos de la organización.

No obstante, Pablo Lledó hace un enfoque más realista y ejemplifica qué tipo de información interesa de la Organización, tanto a nivel de relaciones personales, los aspectos culturales, de alianzas entre trabajadores o convenios colectivos de trabajo.  Otro aporte adicional que tiene el libro de Lledó es la necesidad de conocer cuáles son los tipos de poder que se tienen en la empresa u Organización: de experto, recompensa, formal y penalidad, haciendo incluso recomendaciones sobre cuáles son los mejores tipos de poder.

Las herramientas utilizadas en el Desarrollo del Plan de Recursos Humanos son coincidentes en ambos textos:

•   Organigramas y descripción de cargos, diagramas jerárquicos, matriz de asignación de responsabilidades, documentos con formato de texto.
• Crear relaciones de trabajo.
• Teoría de la Organización:  Organización funcional, matricial o por proyectos.
• Como productos de este proceso se deben obtener básicamente:
•   Roles y Responsabilidades
•   Organigrama del Proyecto
• Plan para la Dirección del Personal:  Contiene básicamente cómo y cuándo se cumplirán los objetivos, para lo cual se estará adquiriendo el personal y se asignará al proyecto como recurso.  El Plan incluye además un plan de liberación del recurso humano, así como también identifica las necesidades de capacitación, el sistema de reconocimiento a los empleados, las medidas de seguridad y los parámetros de cumplimiento a evaluar.

2.2    Adquirir el equipo de proyecto:

En este proceso, el Director de proyecto debe tomar en cuenta el plan de Dirección del Proyecto y los productos del proceso anterior, así como los factores ambientales de la organización en cuanto al nivel de competencia y/o experiencia profesional de las personas, el interés de algunos de trabajar en el proyecto y a través de quién se gestionarán los recursos.

Las herramientas para adquirir el equipo son coincidentes en ambos textos:  Asignación previa de personas, negociación de los mejores recursos dentro de la organización, adquisición del recurso humano faltante en la organización y/o la conformación de equipos virtuales.

Una vez que se aplican las herramientas es posible obtener el personal asignado a cada actividad, un calendario de recursos y las correspondientes actualizaciones al plan.

En este proceso ambos textos son muy similares y dejan claro tanto los requerimientos, herramientas posibles a utilizar y productos.

2.3    Proceso de Desarrollar el Equipo del proyecto:

Este sin duda es uno de los procesos más importantes en la Gestión de los Recursos Humanos, y requiere del director de proyectos una amplia gama de competencias y destrezas.  El Desarrollo del equipo implica mejorar las competencias del equipo y cómo éste interactúa con el entorno.  El Director de proyectos utilizará sus habilidades interpersonales para mejorar el conocimiento y las habilidades del equipo, fortalecer la confianza y cohesión entre sus miembros y desarrollar el espíritu de equipo.

Las herramientas que ambos textos señalan y coinciden para el Desarrollar el equipo se refieren a las habilidades interpersonales del director de proyecto, capacitación del personal y actividades específicas para el desarrollo del espíritu de equipo.  Definir las reglas básicas del comportamiento esperado, la reubicación de personas y utilizar un sistema de incentivo como reconocimientos y recompensas.

Finalmente se obtienen las evaluaciones de desempeño del equipo.

Pablo Lledó desarrolla en su texto las competencias básicas del Director de Proyecto, entre las cuales identifica:

Liderazgo:  Esta competencia es esencial en el Director de Proyecto, ya que es quien da el punto de partida del proyecto.  Menciona Lledó los estilos de liderazgo, ya sea directivo, consultivo, participativo, delegativo, facilitador, autocrático y de consenso.  Incluso recomienda cuáles son los mejores estilos al inicio del proyecto y cómo puede variar el estilo en la medida que se avanza.  

Motivación:  El equipo, sin duda alguna, requiere de una motivación para poder ejercer sus competencias de la mejor forma y mejorar el desempeño del proyecto.  Lledó se refiere a varios autores reconocidos como:

•  Maslow y su pirámide de necesidades, con la que básicamente explica que una persona requiere sus necesidades básicas fisiológicas, de seguridad y sociales para luego generar estima en los demás y el logro personal.
•  Mc Gregor y su teoría de las personas activas y pasivas (que requieren ser dirigidos y controlados por otro.
• Mc Clelland y el motivo del logro, de afiliación y de poder.
• Vroom y la teoría de las expectativas, que menciona básicamente que las personas se esfuerzan porque quieren mejorar el desempeño y ser recompensados.
• Locke con la teoría de fijación de metas como fuente de la motivación.
• Herzber, que señala la motivación por factores higiénicos o básicos de salario, seguridad, status y por factores motivadores como la responsabilidad, autoestima, desarrollo profesional y el reconocimiento.
• Finalmente se menciona a Ouchi y la Teoría Z, que se refiere a las empresas basadas en confianza, las relaciones estrechas y la sutileza al tratar al empleado.

2.4    Dirigir el Equipo de Proyecto:

Dirigir el equipo básicamente contempla el seguimiento al desempeño de cada miembro del equipo, claro con una retroalimentación al equipo y la resolución de los conflictos que puedan haber presentado.

Como herramientas para este proceso se tienen las técnicas de observación y conversación, las evaluaciones de desempeño, la gestión del conflicto, el registro de los asuntos y las habilidades interpersonales del Director de Proyecto.

Para la gestión del conflicto se mencionan las seis técnicas:  eludir o apartarse, suavizar o reconciliar, consentir, forzar, colaborar y confrontar.  Pablo Lledó resalta la importancia de esta competencia en el Director de Proyecto y muestra  cuál es la forma más conveniente de resolver el conflicto y los pasos a seguir para resolverlos.

Finalmente en este proceso se logran las solicitudes de cambio, las actualizaciones a los factores ambientales y a los activos de los procesos de la Organización, así como las actualizaciones al Plan.

2.5    Mapa conceptual:

El siguiente mapa conceptual muestra clara mente un resumen de los cuatro procesos para la Gestión de los Recursos Humanos y cómo se entrelazan unos procesos con otros.  Se muestran además los requerimientos o entradas para el proceso, las herramientas disponibles y los productos o salidas del proceso.  Se incluyen en el mapa conceptual dos competencias del Director de Proyecto que el autor Pablo Lledó resalta en la Gestión de los Recursos Humanos, el Liderazgo y la Motivación. 
 

3.  Conclusiones

1.      Tanto el PMBOK como el texto de Pablo Lledó se enfocan en los procesos a desarrollar para gestionar los Recursos Humanos del proyecto.  Cada uno de los procesos mantiene, entradas (PMBOK) o qué se necesita para iniciar el proceso (Pablo Lledó), las herramientas disponibles para ejecutarlo y las salidas (PMBOK) o cuál es el resultado al final del proceso (Lledó).

2.      Las entradas y las herramientas son muy similares en ambos textos, sin embargo Pablo Lledó profundiza en las herramientas y las ejemplifica de manera que el lector tenga mayor claridad de su aplicación.

3.      Las salidas o productos son similares en ambos textos, no obstante el PMBOK es más formal en cuanto a los documentos generados, las actualizaciones de los procesos.

4.      El autor Pablo Lledó destaca en el Capítulo Gestión de los Recursos Humanos dos competencias que considera esenciales en el Director de Proyecto, el Liderazgo y la Motivación como destrezas clave en el desarrollo del equipo de proyecto.

5.      Pablo Lledó considera como clave para iniciar el proceso de Desarrollar el Plan de Recursos Humanos conocer la organización y los tipos de poderes que se ejercen, resaltando los tipos de poder y dando ejemplos de cuáles pueden ser los mejores o peores en la organización.

6.      La Gestión de conflictos es un tema que desarrollan ambos textos y la resaltan dentro del proceso de Dirigir el equipo de Proyecto, mencionando tanto las características del conflicto, los factores que influyen en la resolución del conflicto y las seis técnicas de Gestión del conflicto.  Lledó agrega además los pasos para resolver el conflicto.

7.      Pablo Lledó resalta los factores ambientales mientras que el PMBOK resalta con mayor énfasis los activos de los procesos de la organización tanto en las entradas como en las salidas de los procesos, así como las actualizaciones a los documentos.

8.      Uno de los aportes principales que da el autor Lledó y que no se ubican en el PMBOK es la inclusión de numerosos ejemplos de casos y de ejercicios para desarrollar en aplicación a lo aprendido en el capítulo.

4.       Bibliografía

Project Management Institute (2008). PMBOK Guide: A guide to the Project Management Body of Knowledge (4ta edición). Estados Unidos de Norteamérica: autor.

Pablo Lledó. (2009). Director Profesional de Proyectos:  Cómo aprobar el PMP sin morir en el intento.  2da Edición. Victoria,  BC, Canadá.